9 oktober 2020 Johan de Wal

Is het tijd voor een APK van jullie communicatie?

Probeer het eerst zelf, maar wacht niet te lang met hulp vragen

Je communicatie moet passen bij je organisatie. Er zijn drie goede redenen om je communicatie regelmatig te updaten. In dit artikel vertel welke dat zijn en leg ik uit hoe je dat kunt doen.

De eerste reden om jullie communicatie nog eens tegen het licht te houden, is simpelweg dat de kans groot is dat jullie waarschijnlijk met kleine ingrepen stukken effectiever kunnen communiceren.

Na zo’n tussentijdse ‘APK’ van jullie communicatie, een relatief kleine investering, weet je zeker dat er geen geld wordt verspild aan wat niet werkt. Ook krijg je een goed beeld van de verbeterpunten.

Je moet dan denken aan een systematische check van diverse aandachtsgebieden, van branding en marketing tot en met interne communicatie.

(Interne communicatie wordt opvallend vaak onderschat en verwaarloosd, terwijl dat volgens mij juist het belangrijkst is voor een organisatie om effectief en als sterk merk te kunnen functioneren. Ik zeg altijd: “Als je het verhaal binnen niet helder hebt, gaat het je buiten ook nooit lukken.”)

Interne communicatie vaak onderschat en verwaarloosd

Er gaat nogal eens wat mis

De tweede reden om jullie communicatie nog eens onder een vergrootglas te leggen, is dat er in het algemeen het nodige mis gaat binnen organisaties, waarbij de structurele oorzaak niet altijd wordt aangepakt en (crisis)communicatie als EHBO-doos wordt gebruikt.

Het zijn dingen waarvan je op je klompen kunt aanvoelen dat ze niet OK zijn, al worden er (soms) geen wetten of regels overtreden. Denk aan belastingontwijking, het verzwijgen van (milieu-)incidenten, het uitbuiten van Oost-Europeanen, ongewenste intimiteiten, afvallozingen die de aarde aantasten, racisme tijdens sollicitatieprocedures etc.

Wanneer je dat soort zaken wilt aanpakken, hoor je al decennia dezelfde slappe praatjes.

Wij kunnen dat niet veranderen

“Dat is hoe we het hier doen.” “Het is altijd zo geweest.” “Ik heb nooit klachten gehad, dus dan zal het wel goed zijn.” “Die horen hier ook niet.” “Het gaat al jaren goed en jij eet er toch ook van?” “Dat hoort er nou eenmaal bij.” “Wij kunnen dat hier niet veranderen.”

Kortom: er zijn altijd wel ‘goede’ argumenten te vinden om het verkeerde te doen, maar dat soort praktijken past naar mijn mening niet meer in de maatschappij van morgen. Organisaties moeten ophouden met goed praten wat verkeerd is, onder meer door te liegen, halve waarheden te verkondigen, verantwoordelijkheid te ontkennen en/of rookgordijnen op te trekken.

Onderzoeken of dit soort gedrag in jullie organisatie voorkomt of voorkwam, dat vervolgens intern bespreekbaar maken en nieuw gedrag afspreken, dat noem ik, om de metafoor van de auto nog een keer te gebruiken, een Kleine Beurt van jullie communicatie.

Klopt de positionering nog wel?

De derde reden, is dat het om de zoveel jaar goed is om de positionering van de organisatie als geheel te onderzoeken. Doordat de globale economie en samenleving voortdurend in beweging zijn, is er mogelijk een kloof ontstaan tussen de gewenste en de huidige positionering.

Zijn jullie nog wie je was voor de stakeholders die ertoe doen en is dat wat je wilt of juist niet?

Als het echt niet is wat jullie willen, wordt het tijd om samen eens te gaan stoeien met begrippen als identiteit en reputatie aan de hand van strategie, missie, visie en waarden. Dat proces noem ik een Grote Beurt voor (de corporate) communicatie van jullie organisatie.

Vraag eerst je eigen mensen

Moet jullie communicatie om een of meer van bovenstaande redenen tegen het licht worden gehouden? Kijk dan eerst of je het intern kunt oplossen. Als het goed gaat, zorgt dat voor een grotere betrokkenheid dan wanneer je een externe partij erbij haalt en het scheelt weer de nodige euro’s.

Werk van binnen naar buiten

Hoe ga je te werk? Onder leiding van een interne coördinator onderzoek je de huidige en de gewenste situatie en maak je samen een kompas en een kaart om van A naar B te komen. De tocht zelf is zwaar en deels onvoorspelbaar, kortom: een avontuur!

Je werkt van binnen naar buiten, op basis van de drijfveren van de organisatie en luisterend naar de (toekomstige) wensen en behoeften van je stakeholders. Luisteren is heel belangrijk. Vervolgens moet je ook echt wat doen met de geleverde inbreng.

Maak je medewerkers verantwoordelijk voor het eindresultaat

Nog beter is om je medewerkers verantwoordelijk te maken voor (een deel van) het eindresultaat. Dat vergroot de kwaliteit, de betrokkenheid en de interne steun bij invoering van de verbeteringen. (Weerstand is er bijna altijd. Die komt vaak voort uit angst voor verlies van positie en status, maar let op: soms is de kritiek terecht!)

Wacht niet te lang met hulp vragen

Als het na een tijdje nog steeds niet lekker loopt, of wanneer je wel wat professionele ondersteuning kunt gebruiken, moet je als organisatie op tijd externe hulp vragen. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om later alles vlot te trekken, zelfs voor de meest ervaren adviseur.

Wat je zoekt is een onafhankelijke (senior) communicatieadviseur met een brede ervaring, een open houding en het vermogen om door te pakken, ongeacht of jullie organisatie een APK, een Kleine of een Grote Beurt nodig heeft.

.

  • deel dit artikel
, , , , , , ,